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Consejo Tributario del IRS 2022-183SP

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Un buen mantenimiento de registros durante todo el año ayuda a contribuyentes a evitar frustración de temporada de impuestos

Revisar una pila de estados de cuenta, recibos y otros documentos financieros cuando llega el momento de preparar una declaración de impuestos puede ser frustrante para las personas que no han administrado sus archivos. Al saber lo que necesitan conservar y durante cuánto tiempo, las personas pueden desarrollar un buen sistema de mantenimiento de registros durante todo el año y facilitar la presentación de su declaración.

Un buen mantenimiento de registros también puede ayudar a los contribuyentes a comprender su situación cuando reciben cartas o avisos del IRS.

Los buenos registros ayudan a:

• Identificar fuentes de ingresos. Los contribuyentes pueden recibir dinero o bienes de diversas fuentes. Los archivos pueden identificar las fuentes de ingresos y ayudar a separar los ingresos comerciales de los no comerciales y los ingresos tributables de los no tributables.
• Llevar un registro de gastos. Los contribuyentes pueden usar los archivos para identificar gastos por los cuales pueden reclamar una deducción. Esto ayudará a determinar si debe detallar las deducciones en la declaración. También puede ayudarlos a descubrir deducciones o créditos potencialmente pasados ​​por alto.
• Preparar declaraciones de impuestos. Los buenos archivos ayudan a los contribuyentes a presentar su declaración de impuestos de manera rápida y precisa. A lo largo del año, deben recopilar los archivos de impuestos a medida que los reciben para facilitar la preparación de una declaración de impuestos.
• Elementos de apoyo reportados en las declaraciones de impuestos. Los archivos bien organizados facilitan la preparación de una declaración de impuestos y ayudan a proporcionar respuestas, si la declaración se selecciona para ser examinada, o si el contribuyente recibe un aviso del IRS.

En general, los contribuyentes deben mantener archivos durante tres años a partir de la fecha en que presentaron la declaración de impuestos. Los contribuyentes deben desarrollar un sistema que mantenga junta toda su información importante. Pueden usar un programa de software para el mantenimiento de archivos electrónicos. También podrían almacenar documentos en papel en carpetas etiquetadas.

Los registros para mantener incluyen:

• Aquellos relacionados con impuestos. Esto incluye declaraciones de salarios y ganancias de todos los empleadores o pagadores, incluidas las aplicaciones o tarjetas de pago, como el formulario W-2, 1099-K, 1099-Misc, 1099-NEC. Otros archivos incluyen declaraciones de intereses y dividendos de los bancos, ciertos pagos del gobierno como compensación por desempleo, otros documentos de ingresos y registros de transacciones de moneda virtual. Los contribuyentes también deben conservar los recibos, cheques cancelados y otros documentos que respalden los ingresos, una deducción o un crédito informado en su declaración de impuestos.
• Cartas, avisos y declaraciones de impuestos del año anterior del IRS. Los contribuyentes deben conservar copias de las declaraciones de impuestos del año anterior y los avisos o cartas que reciban del IRS. Estos incluyen avisos de ajuste cuando se produce una acción en la cuenta del contribuyente.
• Registros de propiedad. Los contribuyentes también deben mantener archivos relacionados con los bienes que desechan o venden. Deben mantener estos archivos para calcular su base de ganancia o pérdida.
• Ingresos y gastos empresariales. Los contribuyentes comerciales deben encontrar un método de contabilidad que refleje de manera clara y precisa sus ingresos y gastos brutos. Los contribuyentes que tienen empleados deben mantener todos los archivos de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años después de que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra más tarde.
• Seguro de salud. Los contribuyentes deben mantener archivos de su propia cobertura de seguro médico y la de sus familiares. Si reclaman el crédito tributario de prima, necesitarán información de los pagos de crédito por adelantado recibidos a través del Mercado de Seguros Médicos y las primas que pagaron.

Para obtener más información acerca de qué hacer para prepararse en su declaración impuestos, los contribuyentes deben visitar la página Medidas a tomar ahora para prepararse para sus impuestos de IRS.gov.

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